Circolare 20|2025
Reggio Emilia, 24/03/2025
La Legge di bilancio 2025 introduce l’obbligo di pagare con strumenti tracciati le spese per trasferte effettuate da parte di dipendenti e lavoratori autonomi.
In mancanza di pagamento tracciato, le spese di trasferta sono assoggettate a tassazione (per i dipendenti) o divengono indeducibili (per i committenti dei lavoratori autonomi).
1. Obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta dei dipendenti.
Attraverso un’integrazione al comma 5 dell’art. 51 del TUIR, si prevede che, a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (quindi in generale il periodo d’imposta 2025), i rimborsi analitici delle spese sostenute nel corso delle trasferte dei dipendenti per:
vitto,
alloggio,
viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (ossia servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente),
non concorrono a formare il reddito, a condizione che i pagamenti di tali spese siano effettuati con strumenti tracciabili.
Sono considerati “pagamenti tracciabili” quelli eseguiti con versamento bancario o postale o con altri sistemi di pagamento quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.
Eventuali rimborsi effettuati in contanti ne determinano l’assoggettamento a imposte (e contributi).
Qualora quindi lo strumento di pagamento tracciato sia intestato al dipendente, questi dovrà produrre al datore di lavoro documentazione utile a provare che il pagamento è avvenuto in modo tracciato.
Restano escluse dal nuovo obbligo le spese relative ai trasporti mediante autoservizi pubblici di linea (ad esempio, tram, metropolitana, aereo, treno) per le quali il rimborso può continuare ad essere effettuato anche in contanti, senza che ciò pregiudichi l’esenzione ai fini della determinazione del reddito imponibile del lavoratore.
2. Nuovo obbligo di tracciabilità per le trasferte dei lavoratori autonomi.
La Legge di bilancio 2025 modifica l’art. 54 del TUIR stabilendo che le spese per:
prestazioni alberghiere;
somministrazioni di alimenti e bevande;
viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente),
addebitate analiticamente al committente, oltre ai rimborsi analitici relativi a queste spese sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili.
Tali nuove disposizioni si correlano con la modifica all’art. 54 del TUIR operata dal D.Lgs. n. 192/2024, secondo cui, a decorrere dal 2025, nel caso di spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico da parte di un lavoratore autonomo e addebitate analiticamente al committente:
il rimborso di queste spese non concorre a formare il reddito e pertanto le somme indicate in fattura per il riaddebito non devono essere assoggettate a ritenuta d’acconto.
tali spese non sono deducibili dal reddito del lavoratore autonomo che le sostiene.
Coordinando le nuove disposizioni, quantomeno con riguardo alle spese “di trasferta” riaddebitate analiticamente al committente, al lavoratore autonomo non occorrerebbero i pagamenti tracciati, in quanto tali spese non sarebbero deducibili dal suo reddito.
Tuttavia, la tracciabilità diviene necessaria per i committenti (titolari di reddito d’impresa o di lavoro autonomo), poiché per dedurre i costi addebitati analiticamente dal professionista dovranno ottenere prova del fatto che il pagamento è avvenuto in forma tracciata.
3. Effetto del nuovo obbligo ai fini della determinazione del reddito d’impresa.
Dal lato del committente – titolare di reddito d’impresa, attraverso l’inserimento del comma 3-bis all’art. 95 del TUIR, viene infatti previsto che le spese di:
vitto,
alloggio,
viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (ossia servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente),
e i rimborsi analitici di tali spese sostenuti per le trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi sono deducibili a condizione che siano eseguiti con pagamenti tracciati.
4. Effetto ai fini IRAP ed entrata in vigore.
Per tutte le spese “di trasferta”, ove deducibili ai fini IRAP, il requisito della tracciabilità dei pagamenti è richiesto anche ai fini IRAP.
Inoltre, tutte le disposizioni in commento si applicano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).
Schema riepilogativo degli obblighi di tracciabilità previsti per il riaddebito di spese nell’ambito del lavoro autonomo.
Modalità di rimborso | Deducibilità/Indeducibilità per il lavoratore autonomo | Deducibilità/Indeducibilità per il committente | |
Spese alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande e viaggi e trasporti con servizio pubblici non di linea (taxi, ncc) addebitate per l'esecuzione di un incarico | Analitico | Costo non deducibile/Il riaddebito non fa parte del compenso/No ritenuta | Pagamento tracciato: costo deducibile |
Pagamento non tracciato: costo indeducibile | |||
Non analitico o forfetario (fisso giornaliero) | Spese per prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande deducibili nel limite del 75% e per un importo complessivamente non superiore al 2% dei compensi percepiti/Il riaddebito fa parte del compenso/Va effettuata la ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato. | |
Spese di viaggio e trasporto per servizi pubblici di linea (aereo, treno, autobus, metropolitana) addebitate per l'esecuzione di un incarico | Analitico | Costo non deducibile/Il riaddebito non fa parte del compenso/No ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato |
Non analitico o forfetario (ad esempio, fisso giornaliero) | Costo deducibile/Riaddebito fa parte del compenso/Va effettuata la ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato | |
Altre spese di trasferta addebitate per l'esecuzione di un incarico (ad esempio, pedaggi autostradali, parcheggi, ecc.). Le indennità chilometriche non sono considerate rimborsi non analitici. | Analitico | Costo non deducibile/Il riaddebito non fa parte del compenso/No ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato |
Non analitico o forfetario (ad esempio, isso giornaliero) | Costo deducibile/Riaddebito fa parte del compenso/Va effettuata la ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato | |
Altre spese non di trasferta addebitate per l'esecuzione di un incarico | Analitico | Costo non deducibile/Il riaddebito non fa parte del compenso/No ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato |
Non analitico o forfetario (ad esempio, fisso giornaliero) | Costo deducibile/Riaddebito fa parte del compenso/Va effettuata la ritenuta | Costo deducibile/non necessario un pagamento tracciato |
A disposizione per ogni ulteriore approfondimento. Con i migliori saluti.
SCALABRINI CADOPPI & ASSOCIATI
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